Na počítači zpravidla zpracováváme určitá data. Jistou dobu vždy trvá, než nějaká data vytvoříme (mohou to být data žáků nastupujících ročníků, data rozvrhu, nově zapsané knihy, vytvořená či upravená tisková sestava atp.).
Na druhou stranu je vždy třeba počítat s tím, že se s počítačem, na němž jsou aktuální data fyzicky uložena, něco stane (zhavaruje pevný disk, někdo počítač ukradne, někdo neoprávněný se dostane k datům a zničí je nebo je někdo zničí omylem, ...).
Proto je velice důležitý pojem zálohování dat, čímž velmi zjednodušeně míníme vytvoření kopie dat a její uložení na bezpečné místo.
Jak zálohovat. Uvedeme základní dva způsoby:
Využití modulu Archivace dodávaného k programu Bakaláři (spustitelný soubor \Tools\Archiv.exe). Zpravidla využijeme nabídku Rychlý výběr, popřípadě zaškrtáváme ve stromu dat jednotlivé větve. Doporučujeme rovněž využít nabídku Plánování archivace. Archivační modul zálohuje všechna data, a to i v případě, že jsou uložena na SQL serveru.
Archivační modul můžeme vyvolat přímo z nabídky programů Evidence, Bakalář, Společné prostředí programů Rozvrh a Evidence. V tom případě obsahuje strom dat pouze odpovídající větve.
Poznámka:
Pokud ve webové aplikaci je umožněno připojení souborů ke zprávám Komens, tyto soubory nejsou modulem Archivace zálohovány. Nacházejí se v adresáři dle nastavení v Parametrech webové aplikace, záložka Komunikační systém Komens, Soubory.
Zálohování mimo program Bakaláři. To znamená např. vypálení adresáře BAKALARI na CD, vytvoření prosté kopie či komprimace určitého adresáře s daty na jiný disk či médium. Doporučujeme používat kompresi, většina souborů, se kterými pracuje systém Bakaláři, se zkomprimuje na 1/10 až 1/4 své původní velikosti.
V případě uložení dat na SQL serveru v první řadě využijeme pro jejich zálohování prostředky SQL serveru (pozor, ne všechna data jsou na SQL serveru).
Jaká data zálohovat. Můžeme zálohovat celý pevný disk, celý adresář s programem Bakaláři (pozor máte-li data na SQL serveru, v tomto případě nejsou klíčová data v adresáři programu Bakaláři), vybraný adresář či vybrané soubory. Vše je závislé hlavně na čase, po který se záloha dat bude vytvářet a na velikosti média, na něž se bude vytvářet. Pokud by nás tyto dvě věci netrápily, mohli bychom zálohovat např. každodenně všechna data programu Bakaláři. Obvykle však zálohujeme jen tu část dat, která se právě vytvářela.
Při výběru, co zálohovat, nám napomůže strom dat v modulu Archivace nebo aplikace Nástroje, datový slovník (ikona 
nebo spusťte \App32\BakaSQL.exe SLOVNIK).
Příklady:
1. V modulu Přijímací zkoušky jsme uzavřeli přijímací řízení. Zálohujeme adresář \Evid\s1\prij?? (podadresář v S1 dle názvu aplikace) - můžeme využít Správce, Archivace v tomto modulu.
2. export na médium v dialogu sestav.
Uložení zálohy na bezpečné místo. Zálohu děláme proto, abychom ji mohli v případě nějaké havárie použít. Proto musí být provedena na kvalitní médium (z něhož data i po delší době jistě přečteme). Záloha musí být uložena tak, aby nemohlo dojít k její ztrátě. Za dobrou zálohu tedy nelze považovat např. kopii dat na ten samý disk, kde jsou aktuální data. Důležité zálohy (viz. např. níže citované spolehlivé zálohy) provádíme na dvě různá paměťová média.
Umět zálohu použít. Budeme-li potřebovat nějaké soubory ze zálohy použít, je vhodné to umět (např. rozbalit ze ZIP souboru pouze vybrané soubory a nakopírovat je do ostrých dat). Není to ale nutností, v krajním případě nám s tímto někdo pomůže (ale jistě by nám nepomohl s pořizováním všech dat v případě, že by neexistovala záloha).
Zálohy nepřepisujeme, vždy zálohujeme do nového adresáře, do nového souboru (doporučujeme využívat např. značení záloh evid20130131.zip, evid20130630.zip).
V odstavci Jaká data zálohovat jsme uvedli příklady zálohování v jistém smyslu "uzavřených" dat (data jsme pořídili, ověřili jsme jejich správnost - např. vytištěním rozvrhů, výsledkových listin přijímacích zkoušek). Máme tedy jistotu, že zálohovaná data jsou skutečně správná. Zálohu uložíme na bezpečné místo a tím máme po starosti. Vždy budeme mít k dispozici tato data.
Existují však i trochu jiná data - nazveme je "kontinuální" data. Ta se průběžně a stále vyvíjejí, v jednom souboru jsou uložena data pořízená dnes, před měsícem, v minulém pololetí, před dvěma roky. Jsou to například osobní data žáků, průběžná klasifikace, pololetní klasifikace, data knihovny či inventarizace. Problém je v tom, že nikdy nemůžeme na jisto vědět, že všechna aktuální data jsou v pořádku (možná právě včera někdo "naboural síť” a přepsal známky za určité období). Abychom tuto jistotu nabyli, je třeba využívat kontroly (porovnání) dat.
Předpokládejme, že máme na 100% korektní zálohu dat žáků Evid20130201.ZIP ze začátku února. Na konci června vytiskneme a zkontrolujeme přehledy prospěchu všech tříd za 2. pololetí. Máme tedy jistotu, že v aktuálních datech jsou na 100% korektní data za 2. pololetí (ale těžko na 100% víme, že jsou zde korektní data i za minulá období). Proto využijeme kontrolní utilitu v modulu Evidence, nabídka Správce, Kontrolní utility, Porovnání aktuálních dat se zálohou. Porovnáme aktuální stav se zálohou Evid20130201.ZIP. Nejsou-li za minulá období zjištěny žádné rozdíly, můžeme právě nyní provést zálohu a víme, že je na 100% korektní.
Dle výše uvedeného tedy rozlišujme dva typy záloh dat:
běžné - Prováděné častěji, zpravidla automaticky s využitím plánovače úloh. Dle situace se zálohují pouze vybraná data (např. při zápisu pololetní klasifikace každodenní zálohování "známkových” dat - tabulky ZACI?*.*, VYCH_OPA.*).
spolehlivé (archivy dat) - obsahující na 100% korektní data
V modulu Evidence je vytváříme zpravidla pouze několikrát do roka (30. ledna a 30. června a dále po úplném dokončení klasifikace za pololetí - po vykonání opravných zkoušek).
V modulech Knihovna a Inventarizace je vytváříme po provedení inventury za určité období.
Zde před vytvořením "spolehlivé” zálohy (archivu) provedeme kontrolu dat - aktuální data x data v poslední "spolehlivé" záloze (viz. Kontrolní utility v modulu evidence, Porovnání aktuálního stavu s "inventurním" archivem). Teprve když pomocí těchto rutin zkontrolujeme, že všechny rozdíly v datech jsou korektní, můžeme právě vytvořenou zálohu dat prohlásit za "spolehlivou" zálohu - archiv dat.
Pro běžné zálohy doporučujeme využívat možnost plánování v modulu Archivace, občas pouze zkontrolujeme, zda se zálohy opravdu vytvářejí a případně je přeneseme na spolehlivé místo.
Po dearchivaci doporučujeme spustit Ošetření a náprava dat a v případě dat na SQL serveru též obnovení práv.
Obecné pokyny pro vedení evidence
Kontrolní utility v modulu evidence
Porovnání aktuálního stavu s "inventurním" archivem