V nabídce Zápisy do ZŠ, Přehled uchazečů můžeme prostřednictvím tlačítka Nový uchazeč přidávat nové uchazeče.
V případě, že máte založeno více oborů, je nutné si vybrat obor. V opačném případě se rovnou otevře Karta uchazeče.
Uchazeče můžeme přidávat také importem z aplikace ZápisyOnline (v současné době připravujeme).
Po zadání/importu vidíme přehled uchazečů. Ihned po importu bude u všech uchazečů symbol 
.
Pro snadnější orientaci vidíme u jména uchazeče symbol, který značí Závěr zápisu na záložce Údaje o zápisu.
- Nový uchazeč nebo nevyplněný Závěr zápisu
- Udělen odklad povinné školní docházky na jeden rok
- Zapsán do 1. ročníku
- uchazeč již byl převeden do Evidence
- Neuzavřený zápis 5letých
- Přeřazen do jiné základní školy
- Nepřijetí 5letých
- Přeřazen do praktické nebo speciální školy
- Neuzavřený zápis
Klikem do záhlaví sloupce si seznam dle tohoto sloupce seřadíme, opětovným klikem měníme řazení na vzestupné a sestupné.
Omezit seznam na konkrétního uchazeče, obor, ... můžeme zápisem textu pro hlavičku sloupce. Způsob filtrování nastavíme klikem na symbol lupy 
.
Výběrem v levém horním rohu si můžeme zobrazit pouze Aktuální uchazeče, případně výběr omezit na některou ze skupin uchazečů.
Pomocí tlačítka 
v pravém horním rohu si zobrazíme nabídku dalších akcí:
Změnu údajů můžeme provádět u jednotlivých uchazečů. Pokud potřebujeme změnit jednu nebo více hodnot u více uchazečů, můžeme použít položku Hromadná změna dat.
Vybereme položky pro změnu a po stisku tlačítka Pokračovat se zobrazí tabulka se jmény uchazečů a polem pro změnu či zápis vybraných položek, případně můžeme všem uchazečům nastavit stejnou hodnotu.
Pomocí tlačítka Automatické generování čísel v levé dolní části můžeme zapsat hodnoty do registračního, evidenčního nebo jednacího čísla uchazečů dle zvolených parametrů.
Příklad: Pokud chceme výsledný tvar např. 123/2025, nastavíme dle obrázku.
Můžeme si zobrazit uchazeče, u nichž máme nastaveno nějaké uživatelské označení.
Můžeme zkontrolovat správnost zadaných datových schránek a vyhledat je dle jména a adresy.
Nového uchazeče zadáme pomocí tlačítka plus 
v pravém dolním rohu.
Zvolíme obor, na který se uchazeč hlásí, vyplníme datum přihlášky, předvyplněno je aktuální datum.
Výběrem konkrétního uchazeče si zobrazíme jeho další údaje.
V dolní části okna můžeme přepínat mezi režimem Prohlížení a Editace.
Tlačítko Další akce nám umožní:
Převést uchazeče do Evidence - převod vybraného uchazeče do Evidence. Vybereme Kód zahájení vzdělávání a prostřednictvím tlačítka Další akce uchazeče převedeme do Evidence žáků. Uchazeč musí mít na záložce Údaje o zápisu vyplněnu budoucí třídu. Uchazeče můžeme také převádět hromadně.
Smazat uchazeče - uchazeče můžeme fyzicky smazat bez možnosti návratu (omylem zapsaný žák) nebo ho jen označit jako zrušeného se zachováním jeho údajů.
Můžeme přidat nového uchazeče a Uložit případné změny.
Údaje z přihlášky
Na této záložce můžeme editovat datum přihlášky a IZO předchozí školy.
Na záložce Plán zápisu vidíme přehled zápisů uchazeče. Záznamy se automaticky vytvářejí dle nadefinovaných termínů a zařazení do skupin.
Pokud máme zvolen režim Editace, pak můžeme jednotlivé záznamy upravovat či přidávat další termíny. Například když se uchazeč omluví z řádného termínu a bude zápis absolvovat v termínu náhradním.
Na záložce Výsledky zápisu vidíme přehled dosažených bodů za jednotlivá kritéria.
V režimu Editace můžeme tyto body za jednotlivá kritéria upravit. Stejně tak můžeme ručně upravit celkový počet bodů.
Hodnoty za jednotlivá kritéria můžeme také zadávat hromadně pro všechny uchazeče.
Pro určení Pořadí a Rozhodnutí o přijetí můžeme využít Vyhodnocení zápisu.
Na záložce Údaje o zápisu vyplníme informace o zápisu, zde můžeme nastavit odklad školní docházky včetně podrobných údajů a nakonec Závěr zápisu.
Pokud budeme chtít uchazeče převést do evidence žáků, vyplníme Budoucí třídu.
Poznámka:
Nové třídy je třeba zapsat ve Společném prostředí - Třídy. Položku budoucí třída pak vyplňujeme v závislosti na tom, kdy bude přenos uskutečněn. Bude-li přenos uskutečněn ještě před přechodem na nový školní rok v Evidenci (v červnu), bude položka vyplněna např. 0.A, 0.B apod. V opačném případě bude vyplněna 1.A, 1.B (přenos v září).
Převod do evidence můžeme provést po jednotlivých uchazečích nebo hromadně pro jeden či více oborů.
Na záložce Označení uchazeče může evidovat další informace nadefinované v nastavení.
Přehled uchazečů s uživatelským označením můžeme zobrazit z nabídky Přehled uchazečů, ikona , Uchazeči dle uživatelského označení.
Můžeme vybrat obor a zda chceme pracovat jen s již dříve jinak vyfiltrovanými uchazeči.
Zvolíme označení, které musí mít uchazeči zadáno a jak chceme seznam zobrazit:
Jednotlivé uchazeče - pro každé označení bude vypsán seznam uchazečů
Celkové počty - u označení bude zobrazen počet uchazečů, kteří byli takto označeni
Každé vybrané označení zvlášť - uchazeč bude vypsán u každého vybraného označení, pokud jej má
Kombinace vybraných označení - uchazeč bude vypsán u kombinace označení, která má současně
Dle nastavení vidíme seznam uchazečů, který si můžeme Exportovat do XLSX.
