Komunikační systém Komens nelze chápat jako poštovní nástroj, na který by se vztahovala ochrana soukromí ve smyslu listovního tajemství, jak ji definuje
Zákoník práce
§ 316
(1)
Zaměstnanci nesmějí bez souhlasu zaměstnavatele užívat pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky ani jeho telekomunikační zařízení. Dodržování zákazu podle věty první je zaměstnavatel oprávněn přiměřeným způsobem kontrolovat.
To se týká i pronajatých cloudových služeb od společnosti BAKALÁŘI software s.r.o.
Na druhou stranu dle Listiny základní práv a svobod má zaměstnanec právo na své soukromí i na pracovišti.
V přeneseném významu je aplikace „pracovištěm“, ale je zde zásadní rozdíl oproti listovním službám.
V případě systému KOMENS zaměstnanec vždy vystupuje ve své roli – tedy v roli učitele. Nemá žádnou možnost z této role v aplikaci vystoupit a vystupovat jako soukromá osoba s právem na soukromí. Stejně tak i adresát je nejprve vybírán svou rolí – tedy „pracovním“ vztahem v aplikaci (ředitel, jiný učitel, rodič, žák) – a pak teprve svou identitou, svým jménem apod. Zpráva systému Komens tedy není jen poštovní zpráva, jde vlastně o pracovní tiket přiřazený danému uživateli. Uživatel nemá žádnou možnost komunikovat mimo tyto pracovní role, tedy nemá možnost komunikovat soukromě. K tomu slouží jiné prostředky, než oficiální aplikace – např. e-mail, telefon apod.
Komunikace mezi učitelem a žákem lze spíše chápat jako „zápisy do žákovské knížky“ než jako „posílání poštovních zpráv“.
Jelikož jde v tomto smyslu o pracovní nástroj, ředitelství má právo tikety (zprávy Komens) kontrolovat, mazat, archivovat apod. Zprávy-tikety jsou pevnou součástí databáze aplikace. Nejde tedy o „zásilky“.
Toto se týká i všech vložených dokumentů, které uživatelé vkládají do systému. I ty mohou podléhat kontrole vedení školy.
O této skutečnosti jsou uživatelé informování již při vkládání dokumentů do systému i při psaní zpráv.
Nicméně ani ředitelství nemůže přistupovat ke zprávám Komens a k dalším částem aplikace lehkomyslně – musí mít na zřetel ochranu osobních údajů dle GDPR a dalších zákonů.