•Celý proces začíná zaevidováním přihlášky do Spisové služby a poté promítnutím tohoto dokumentu do systému Bakaláři, kde dojde k založení spisu pro konkrétního uchazeče.
Poznámka: Obrázky ze Spisové služby byly pořízeny v únoru 2024, aktuální zobrazení se může lišit.
•Ze spisu následně vytváříme dokumenty, které posílá škola uchazeči/zákonným zástupcům uchazeče (např. informační dopis, pozvánka k přijímacím zkouškám/zápisům do ZŠ, rozhodnutí o výsledku přijímací zkoušky/zápisu do ZŠ).
•Při obdržení dalšího dokumentu od uchazeče/zákonného zástupce uchazeče, jej škola po zaevidování do Spisové služby opět v systému Bakaláři uloží do spisu.
•Spisová služba a systém Bakaláři jsou provázány a změny se promítají do obou systémů prostřednictvím obousměrné synchronizace.
•Po ukončení práce se spisem v systému Bakaláři je spis postoupen do Spisové služby, kde se dle zákona archivuje.
V nabídce Spisová služba řízení, Doručené dokumenty po stisku tlačítka Načíst dokumenty načteme nové dokumenty, které byly ve Spisové službě postoupeny do systému Bakaláři.
Můžeme si vybrat období pro zobrazení dokumentů.
V nabídce Agenda vybereme, které dokumenty chceme zobrazit.
Pokud zvolíme možnost Vše, ve sloupci Agenda uvidíme barevně odlišené jednotlivé agendy.
Po najetí na řádek s dokumentem, který požadujeme přiřadit k uchazeči, se zobrazí ikona 
pro editaci dokumentu a ikona 
pro provázání dokumentu s uchazečem.
Stiskem ikony zobrazíme našeptávač.
Nejdříve vybereme Agendu.
Započetím psaní jména, rodného čísla, spisové značky nebo oboru do našeptávače se začnou nabízet hodnoty splňující zadávaný filtr.
Stiskem tlačítka Potvrdit u uchazeče vytvoříme spis (pokud ho ještě nemá) a dokument do něj vložíme.
Pokud má uchazeč již přiřazený spis, poznáme to podle ikony složky.
Do Spisové služby se propíše informace o vytvoření spisu a uchazeči, ke kterému je přiřazen.
Pokud vybereme uchazeče, který spis již vytvořen má, dojde pouze k vložení dokumentu do tohoto spisu.
V nabídce Doručené dokumenty je po provázání s uchazečem zobrazeno jeho jméno a spisová značka, která se vrátí ze Spisové služby.
Stiskem tlačítka otevřeme Detail dokumentu. Tento detail můžeme do jisté míry editovat a přikládat k němu přílohy. Můžeme přikládat přílohy ve formátech PDF, JPEG a PNG.
Provedené změny nezapomeneme Uložit.
Spisová služba vrátí zpět systému Bakaláři informaci o spisové značce.
Zároveň na Kartě uchazeče na záložce Spis vidíme údaje o spisu a dokumentech, které jsou do spisu vloženy.
Ve Spisové službě je přiřazený uchazeč zobrazen u spisu v Dotčených subjektech.
Pokud klikneme na Dotčené subjekty, uvidíme osoby navázané na daný spis.
Poznámka: Obrázky ze Spisové služby byly pořízeny v únoru 2024, aktuální zobrazení se může lišit.