Nesynchronizované spisy a dokumenty

<< Klikni pro zobrazení obsahu >>

Navigace:  Webová aplikace > Spisová služba >

Nesynchronizované spisy a dokumenty

Připravuje se

 

Synchronizace

Synchronizace probíhá oběma směry, jak ze systému Bakaláři do Spisové služby, tak ze Spisové služby do systému Bakaláři. Je na více místech spouštěna jak automaticky, tak uložením informací na některých záložkách a případně také konkrétními tlačítky.

Synchronizace automaticky probíhá při každém uložení dokumentu nebo spisu i při ukládání změn v těchto dokumentech nebo spisech.

 

Všechny synchronizace (číselníky, spisy, dokumenty, přílohy, zásilky, osoby....) se obousměrně spouští během automatické noční synchronizace.

V nabídce Spisová služba, Nastavení je aktivována synchronizace číselníků tlačítkem Uložit.

V nabídce Nesynchronizované spisy a dokumenty pomocí tlačítka Synchronizovat, a to v obou směrech, jak ze Spisové služby do systému Bakaláři, tak ze systému Bakaláři do Spisové služby.

V nabídce Přijímací řízení,Doručené dokumenty po stisku tlačítka Načíst dokumenty, synchronizace spisů a dokumentů (i zásilek, osob) probíhá směrem ze Spisové služby do systému Bakaláři

Synchronizace ze systému Bakaláři do Spisové služby probíhá vždy pod uživatelem, který danou operaci provedl (kdo editoval dokument, spis...).

Synchronizace ze Spisové služby do systému Bakaláři probíhá pod uživatelem, který je definován v nabídce Nastavení spisové služby na záložce Obecné v poli Načítat dokumenty pod uživatelem.

 

Poznámka: Pokud Spisová služba nebude online nebo nebude možné synchronizaci provést z jiného důvodu, první operace, která byla na spisu/dokumentu/příloze provedena, se uloží standardně do tabulek. Další operaci s tímto spisem/dokumentem/přílohou již není možná, dokud spis/dokument/příloha opět nebude synchronizován.

 

Jestliže se synchronizace dokumentů/spisů se Spisovou službou nezdaří, jsou tyto dokumenty/spisy zobrazeny v nabídce Spisová služba, Nesynchronizované spisy a dokumenty.  

Vidíme zde spisy a dokumenty, které jsou do spisu vložené, a u kterých došlo k problému při synchronizaci.

U nesynchronizovaných záznamů je zobrazena informační ikona . Pokud na ni klikneme, zobrazí se chybová hláška s důvodem neprovedení synchronizace.

Opětovnou synchronizaci je možné vyvolat stiskem tlačítka Synchronizovat (spouští se vždy pouze pro vybranou záložku/směr).

 

Pokud v seznamu žádný spis/dokument nebude, zobrazí se text Všechny spisy a dokumenty synchronizované.

 

Synchronizace se Spisovou službou probíhá dvěma směry (každý směr má samostatnou záložku).  

- ze systému Bakaláři do Spisové služby

- ze Spisové služby do systému Bakaláři

 

Na první záložce se zobrazují spisy s dokumenty:

Na druhé záložce se zobrazují chybové spisy, dokumenty i zásilky:

 

V případě nesynchronizovaného záznamu na druhé záložce můžeme pomocí ikony tužky u dokumentu (v sekci Spis i v sekci Dokumenty) rovnou vyvolat editaci a záznam opravit.

Pole, která musíme opravit (a kvůli kterým se dokumenty nacházejí v chybách synchronizace) jsou zvýrazněna červenou barvou.

Po opravení záznamů a stisku tlačítka Uložit dochází k opětovné kontrole, zda jsou údaje v pořádku a následně k synchronizaci.

 

Poznámka:

Pokud existují nesynchronizované záznamy, uživatelé s právy ředitelství a uživatelé, kteří mají právo k práci se spisovou službou, budou informováni o této skutečnosti ve Webové aplikaci v panelu Oznámení.

Z panelu Oznámení je možný proklik přímo do záložky Nesynchronizované spisy a dokumenty.