Předpokladem pro funkční integraci je aktuální modul Evidence a Webová aplikace.
Po objednání Elektronická spisová služby ICZ e-spis LITE obdržíme údaje, které vyplníme v Parametrech webové aplikace, záložka Další, Jiný SW, e-spis Lite.
K obdrženým údajům patří Hostname, Zdroj, Cíl, Uživatelské jméno a Heslo.
Jako Jméno operátora zapíšeme přihlašovací jméno uživatele, který má do spisové služby přístup.
Výchozí spisový znak si volíme podle svého spisového plánu.
Následně v modulu Přijímací zkoušky otevřeme nabídku Správce, Parametry aplikace, záložka základní, kde se nastavíme Komunikace s programem Spisová služba na e-spis LITE.
Po provedení těchto kroků se na kartě uchazeče objeví tlačítko e-spis, které se zpřístupní po povolení editace. Pomocí něho otevřeme okno, kde si budeme moci vybrat typ zpracovaného dokumentu. Kromě šesti pevně daných (Přihláška k přijímacím zkouškám, Zápisový lístek, Odvolání na výsledek přijímacího řízení, Informační dopis, Pozvánka k přijímacím zkouškám a Rozhodnutí o přijetí - nepřijetí) je k dispozici volitelný typ dokumentu obecný dokument, kde můžeme zadávat libovolný popis, příp. pro vícenásobné využití vytvořit šablonu.
Pro základní školu jsou k dispozici trochu jiné typy dokumentů, jako např. žádost o přijetí k základnímu vzdělávání a rozhodnutí o odkladu.
Šablony pro obecný dokument můžeme upravovat a přidávat pomocí tlačítka 
.
Po stisknutí tlačítka Provést synchronizaci dojde k přenosu zanesených údajů vybraného dokumentu do E-Spis Lite, kde se založí dokument v menu Moje dokumenty-V externí aplikaci. Do přijímacího řízení je zapsáno číslo spisu. Jako první dokument je nutno do E-Spis Lite odeslat přihlášku k přijímacím zkouškám.
Před synchronizací údajů doporučujeme pečlivě zkontrolovat správnost vyplněných údajů o uchazeči i jeho zákonném zástupci - e-mail, bydliště, případnou datovou schránku,...
Spis v E-Spis Lite nebude možné editovat, dokud ho nepostoupíme E-Spis Lite pomocí tlačítka Postoupit spis spisové službě e-spis. Od tohoto okamžiku naopak není spis dostupný k editaci v Bakalářích. U tohoto žáka bude číslo spisu podbarveno červeně.
|
Doporučujeme pracovat se spisem v Přijímacích zkouškách a například až v září, kdy už budeme mít přijímací řízení uzavřeno, ho postoupit do E-Spis Lite, kde pak budeme provádět případné změny. |
Hromadnou synchronizaci více záznamů můžeme provést z nabídky Data, Hromadná synchronizace se Spisovou službou E-SPIS.
Po výběru typu dokumentu jsou zobrazeni uchazeči, pro které lze synchronizaci provést.